Hvordan fungerer en kompetencebaseret rekrutteringsproces? Hvilke krav stilles der til den rekrutterende organisation? Hvad er fordelene og ulemperne, og hvad siger forskningen? Vi forklarer og kommer med alle svarene!
Hvad er kompetencebaseret rekruttering?
Kort sagt handler kompetencebaseret rekruttering om at skabe en struktur for en professionel rekrutteringsproces og dermed undgå at lade sig styre af mavefornemmelser. Først identificerer man, hvilke kompetencer der er afgørende for at få succes i den pågældende stilling, hvorefter disse kompetencer udgør den røde tråd gennem hele rekrutteringsprocessen.
Hvad er det gode ved kompetencebaseret rekruttering?
Der er betydelige fordele ved kompetencebaseret rekruttering. Ifølge forskningen på området er det den mest træfsikre rekrutteringsmetode. Sandsynligheden for at finde det bedste match mellem virksomhed og kandidat øges, fordi processen indledes med, at virksomheden kortlægger de kompetencer, der kræves til stillingen, og hver enkelte kandidat vurderes så ud fra disse kompetencer.
Dette skaber gunstige forudsætninger for, at kandidaten kan sætte sine kompetencer i spil i en udviklende rolle og har størst sandsynlighed for at trives på arbejdspladsen. En kompetencebaseret rekrutteringsproces er også en fordel for arbejdsgiveren, da kandidaterne oplever virksomheden som mere professionel og attraktiv.
Desuden er det en effektiv måde at undgå forskelsbehandling, uanset om det gælder alder, køn eller etnisk oprindelse.
Kompetencebaseret rekruttering, trin for trin
Når man arbejder med kompetencebaseret rekruttering, vurderes hver enkelte kandidat ud fra deres evne til at udfylde rollen på baggrund af en række bestemte kompetencer. For at det kan lykkes, skal man sikre, at den person, der gennemfører rekrutteringen, har relevant viden om, hvordan en kompetencebaseret rekrutteringsproces fungerer. Her er en trin-for-trin-guide til, hvordan det går til.
Kompetenceanalyse
Kompetenceanalyse
01.
Start med at foretage en kompetenceanalyse for at finde ud af, hvilke kompetencer der er nødvendige for stillingen. Kompetence kan beskrives som den viden, erfaring, talent, personlighed og motivation, som man sætter i spil for at opnå det, der kræves i en given situation.
Udformning af kravspecifikationen
02.
Det næste skridt er at udarbejde en kravspecifikation på baggrund af kompetenceanalysen. Den bør indeholde specifikke krav til stillingen. Det kan f.eks. være krav til uddannelse, erfaring, kompetence, personlighed og praktiske forudsætninger.
Kravspecifikation danner grundlaget for, hvad der skal fokuseres på under interviewene, og hvilke fokusområder eventuelle tests skal dække. Ud fra dette grundlag besluttes så, hvilke spørgsmål der skal stilles til ansøgerne og referenterne.
Kravspecifikation bør altid udarbejdes sammen med kundens hiring manager. Ønskelisten kan være lang. Det er derfor nyttigt at identificere, hvilke krav der er obligatoriske, og at vægte dem efter en skala. Ellers er der risiko for, at kravprofilen bliver for omfattende og derfor umulig at matche.
Annoncering og Search
03.
Formålet med en annonce er at få ansøgere til at søge af sig selv. Derfor skal annoncen være både klar og sælge stillingen. Annoncer både internt og eksternt.
Det er almindeligt at rekruttere uformelt (uden annoncering) gennem netværkskontakter. Folk, der ikke har de rette kontakter, bliver ikke tilbudt de samme muligheder som andre. Ved uformel rekruttering kan rekrutteringsprocessen være mindre formaliseret. Det risikerer at give spillerum for mere subjektive vurderinger.
Search er et supplement, der sikrer, at recruiteren finder og når frem til de kandidater, som kunden har efterspurgt. Ved at søge efter personer, der ikke selv er aktivt jobsøgende, ud fra en klart defineret kravspecifikation, kan man på forhånd vurdere, om de har den rette profil.
Interview målrettet
04.
Kompetencebaseret rekruttering indebærer, at man gennemfører strukturerede interviews, hvor spørgsmålene er formuleret på forhånd. Kravspecifikationen er udgangpuntet for, hvilke spørgsmål der bliver stillet, og alle kandidater stilles de samme spørgsmål. Dette giver mulighed for en saglig sammenligning af kandidaternes svar og en vægtning af relevante kompetenceområder holdt op mod hinanden. Forskning har vist, at denne fremgangsmåde øger chancerne for at finde den mest kompetente kandidat til stillingen.
Brug tests
05.
Erhvervspsykologiske tests kan være et godt supplement til at få et klarere billede af kandidaten, i særdeleshed hvis man anvender personligheds-, egnetheds- og motivationstests. Ved at lade alle ansøgere gennemføre tests som et første skridt, får man et mere kvalitativt grundlag for udvælgelsesprocessen, end hvis man kun arbejder ud fra kandidaternes CV’er og ansøgninger.
Referencetagning
Referencetagning
06.
Ved at indhente referencer er det muligt at verificere de oplysninger, der er kommet frem under rekrutteringsprocessen, og få oplysninger om kandidatens tidligere professionelle præstationer og personlige egenskaber. Forskere tillægger dog referencetagning som metode til at forudsige fremtidige professionelle præstationer lav validitet. Det skyldes, at ansøgeren normalt selv har udvalgt sine referenter. Referencetagningen bør være baseret på kravspecifikationen, og spørgsmålene bør være formuleret derefter.
Forudsætninger for beslutning
07.
Før man går i gang med den egentlige evaluering af de endelige kandidater, skal man vende tilbage til sin kravspecifikation for at minde sig selv om, hvordan hver enkelte kompetence skal vurderes. Derefter foretages der en individuel vurdering af de udvalgte kompetencer for hver enkelte ansøger. Endelig kan man rangordne kandidaterne i forhold til hinanden og dermed få et solidt grundlag for at afgøre, hvilken kandidat der bedst matcher stillingen.
Evaluer
08.
En forskningsundersøgelse viser, at det ikke altid udelukkende er de udvælgelseskriterier, der er beskrevet i kravspecifikationen, der er afgørende for de beslutninger, der træffes. Det kan i værste fald føre til forskelsbehandling. Det kan derfor være nyttigt at evaluere din rekrutteringsproces for at undersøge, på hvilket grundlag kandidater er blevet sorteret fra. Gennem en systematisk opfølgning på sine rekrutteringsprocessen kan organisationen sikre et bedre grundlag for fremtidige processer.
Ofte stillede spørgsmål og svar
Et kompetencebaseret interview er en struktureret samtale, hvor recruiteren stiller adfærdsafdækkende spørgsmål baseret på de relevante kompetencer for stillingen. Alle ansøgere får de samme spørgsmål, der er udarbejdet på forhånd til den samme stilling. Kandidaterne vurderes ud fra en standardiseret bedømmelsesskala, og interviewerne skal være enige om, hvad der udgør et godt svar.
Spørgsmålene skal være faktuelle og konkrete, hvor man beder kandidaten om at beskrive en given situation for at afdække, hvordan den blev håndteret, og hvorfor kandidaten valgte netop den fremgangsmåde.
Dette interview er baseret på STAR-teknikken, hvor STAR står for Situation, Target, Action, Result. Recruiteren beder kandidaten om at beskrive en situation, hvor han/hun havde brug for at sætte et kompetenceområde i spil, undersøger, hvad han/hun havde som mål eller forsøgte at opnå, hvordan kandidaten agerede, og hvad det førte til af resultater.
Her er et eksempel på spørgsmål, som du kan stille i et kompetencebaseret interview for at undersøge, hvor selvstændig en kandidat er til at tage ansvar for en opgave og drive processen frem.
Hvad har du af ansvar eller forpligtelser i dit arbejde?
– Hvordan har du det med det?
– Hvor meget mener du, at du bør kontrollere, spørge eller indberette for at komme videre med dine opgaver?
– Kan du beskrive et konkret eksempel?
Beskriv en større opgave, som du har haft ansvar for?
– Hvad drejede det sig om?
– Hvad var forudsætningerne?
– Hvordan gik du til værks?
– Hvad var det største problem?
– Hvordan løste du det?
– Hvordan gik det?
– Er det din typisk tilgang?
Har du nogensinde sat noget i værk, som ikke blev fuldført?
– Hvad var det?
– Hvad skete der?
– Hvad var det, der gjorde, at tingene gik som de gik?
Kilde: Lindelöw, Malin (2008). Kompetencebaseret HR-strategi: hvordan du finder ud af, hvad din organisation har brug for, bemander den korrekt og udvikler den til fremtiden.
Der er store fordele ved kompetencebaseret rekruttering, især med hensyn til at undgå forskelsbehandling og fravalg på grund af alder, køn, etnisk oprindelse osv.
Chancen for at finde det bedste match mellem virksomhed og kandidat øges, hvilket skaber gode betingelser for, at kandidaten kan omsætte sine kompetencer til det, der kræves for at udfylde rollen med størst sandsynlighed for at komme til at trives på arbejdspladsen!
Den eneste ulempe, man kan se ved kompetencebaseret rekruttering, er, hvis den rekrutterende virksomhed ikke har taget sig tid til at lave en kompetenceanalyse, som kravspecifikationen kan udarbejdes ud fra. I værste fald kan det føre til, at recruiteren stiller spørgsmål om kompetencer, der ikke er relevante for stillingen, og at den forkerte person bliver ansat i stillingen.
Det er imidlertid den samme ulempe, som hvis du ikke anvender kompetencebaseret rekruttering, men almindelig rekruttering.
Kompetencebaseret rekruttering er, ifølge forskning og Malin Lindelöw, forfatter og Ph.D. i Psykologi, den mest præcise rekrutteringsmetode. Metoden er afgørende for at finde den rette person til jobbet og for at kandidaterne opfatter virksomheden som professionel og attraktiv.
For at få succes med kompetencebaseret rekruttering skal den rekrutterende organisation gøre en indsats for at lave en kompetenceanalyse, som siden danner grundlag for kravspecifikationen. Det kan tage noget tid at udarbejde en kompetenceanalyse, men det vil betale sig i det lange løb. HR kan være drivkraften bag kravspecifikationen, men for at identificere alle de opgaver og kompetencer, der kræves til rollen, skal det ske sammen med hiring manager. Det kan være klogt at invitere et par kollegaer til at deltage i gruppen.
Ved et kompetencebaseret interview sætter recruiteren skarpt fokus på dine kvaliteter, de såkaldte personlige kompetencer, oveni de formelle krav, som f.eks. erhvervserfaring og uddannelse. Det gøres for eksempel ved at stille dig spørgsmål om specifikke situationer, hvor du har sat de kompetencer i spil, du får bruge for i den stilling, du har søgt.
Hvis du for eksempel har søgt en stilling, der indbefatter personaleledelse, kan du eksempelvis få følgende spørgsmål:
Beskriv en personalerelateret beslutning, som du har truffet, og som ikke gik så godt.
– Hvorfor var det ikke en god beslutning?
– Hvad ville du have gjort anderledes i dag?
Giv mig et eksempel på, hvordan du for nylig har uddelegeret ansvar for en opgave.
– Hvem valgte du?
– Hvad uddelegerede du, og hvordan gjorde du det?
– Hvad gjorde du for at følge op på arbejdet?
Hvilken ledelsesstil er den bedste, du har arbejdet under?
– Hvad har du lært fra den, og hvad har du taget med fra den ledelsesform og bruger selv?
Beskriv et tidspunkt, hvor du har haft svært ved at få folk til at samarbejde (for at løse et problem eller gennemføre et projekt).
– Hvad gjorde du?
– Hvordan gik det?
– Hvad kunne du have gjort anderledes?
Hvilken type medarbejdere har du det sværest med at lede?
– Hvorfor er det sådan?
– Hvordan håndterer du det?
Når rekrutteringsspecialisten beder kandidaten om at beskrive forskellige situationer, og hvordan han/hun håndterede dem, kan der foretages en objektiv og uvildig vurdering af kandidatens kompetencer inden for forskellige områder, der er relevante for stillingen. Grunden til, at denne type interviewteknik har fået så megen fremgang, er, at recruiteren kan danne sig et indtryk af, hvordan kandidaten fungerer i konkrete situationer, og for at afgøre, om vedkommende har den rette baggrund og de rette færdigheder. Kandidatens tidligere adfærd er den bedste grundlag til at kunne vurdere, hvordan han/hun vil opføre sig i fremtiden.
Hvis recruiteren ikke anvender kompetencebaseret interviewteknik, er der stor risiko for, at interviewet bliver ustruktureret. Under ustrukturerede interviews konstrueres en række spørgsmål under selve interviewet, som ikke altid tilfører relevant information om en kandidats evne til at udføre et specifikt arbejde. Der er desudenen risiko for, at recruiteren mister fokus og stiller usaglige spørgsmål, der ikke er relevante for opgaven.
Da kompetencebaseret rekruttering bygger på specifikke og udvalgte kompetencer til rollen allerede fra selektionsfasen, og alle kandidater, der interviewes til stillingen, får stillet de samme spørgsmål, er der mindre plads til egne fortolkninger.
Et studie giver tre anbefalinger, der er vigtige for at mindske risikoen for forskelsbehandling:
1. Brug kravspecifikationen som udgangspunkt for alle faser af rekrutteringsprocessen.
2. Definere vigtigheden af de forskellige kriterier i kravspecifikationen klart og tydeligt og sørg for at rangordne kravene til profilen.
3. Undersøgelsen fremhæver også vigtigheden af at fastlægge vægtningen af de forskellige krav i forhold til hinanden på et tidligt tidspunkt .
Kilde:Lindelöw, Malin (2008). Kompetencebaseret personalestrategi: hvordan du finder ud af, hvad din organisation har brug for, og hvordan du bemander den rigtigt og udvikler den til fremtiden.
Der findes et bredt udvalg af kurser i kompetencebaseret rekruttering, så vælg dit kursus med omhu og sørg for, at det opfylder dine behov.
